قصة نجاح

رحلة الإدارة الملكية لحماية البيئة مع الجائزة

شاركت الإدارة الملكية لحماية البيئة بجائزة الملك عبد الله الثاني لتميز الأداء الحكومي و الشفافية في الدورة السادسة (2012 – 2013 ) على سبيل التأهيل في عام 2012 بالإضافة  الى ثلاث إدارات من مديرية الأمن العام وهي مركز القيادة والسيطرة،إدارة حراسة مراكز امن الحدود ، وإدارة الدوريات الخارجية بالإضافة إلى 18 جهة مدنية أخرى تنافس ضمن نفس الفئة , وفي شهر نيسان 2014 تقرر إشراك الإدارة في الدورة السابعة (2014/2015)على سبيل المنافسة ضمن فئة المؤسسات المشاركة لأول مرة إضافة إلى المشاركة بجائزة الموظف الحكومي المتميز حيث تم تسمية ضابط ارتباط للإدارة و ضابط ارتباط بديل مع المركز. 

خطة العمل التي أهلت الإدارة للفوز بالجائزة:

تشكيل لجنة رئيسية لدراسة معايير الجائزة مبنية على المعيار و متطلباته من وثائق رئيسية ومعززات وربطه بالوصف الوظيفي لرئيس المعيار و الأعضاء .
تعيين لجان فرعية لكل معيار لدراسته وإعداد متطلباته وتوثيقها بالشكل الصحيح .
التنسيق والتعاون المستمر مع  مركز الملك عبدالله الثاني للتميز و المؤسسات التي فازت بالجائزة سابقا .
التنسيق لتدريب أعضاء اللجان مع مؤسسات ذات خبرة في مجال التميز من خلال المحاضرات وجلسات العصف الذهني وبعض الدورات المتعلقة بمعايير الجائزة حيث كان هناك إثراء لمعلومات هذه اللجان حيث تم تدريب 75 ضابط وضابط صف وفرد من مرتباتنا بدورات تختص

بـ (إعادة هندسة العمليات ,نظام RADAR ,هندسة العمليات ,التميز الأوروبي EFQM  والتميز المؤسسي).

مناقشة ما تم تحضيره من إجابات ووثائق في كل معيار من قبل أعضاء كل معيار أولاً بأول مع ضابط ارتباط الجائزة بالقسم من خلال جلسات عصف ذهني .

تحضير الوثائق/ المعززات الخاصة لكل معيار (الخطط , الاستراتيجيات, الاستبيانات بأنواعها المختلقة اللجان , المنهجيات ).

تجذير ثقافة التميز لدى العاملين من خلال :

توعية العاملين بالإدارة بأهداف ومرتكزات ومعايير الجائزة من خلال تضمين محاضرات الدورات التي تعقد لدينا بمحاضرات عن الجائزة .
توزيع  ملخصات بسيطة عن الجائزة لكافة العاملين و بطاقات الوصف الوظيفي .
عقد دورات متخصصة  في فن التعامل مع متلقي الخدمة .
قياس مدى ادراك العاملين لمفهوم ادارة المعرفة وتجذير ثقافة التميز .
قياس المعرفة الضمنية المكتسبة لدى العاملين بالإدارة.
التأكيد على أهمية الإلمام  بالرؤية والرسالة والقيم الجوهرية للإدارة المنبثقة من الخطة الاستراتيجية لمديرية الامن العام من خلال توزيع شهادات خطية على العاملين بالأقسام  و الفروع و المحاضرات والكتب الرسمية .
التأكيد على أهمية مدونة السلوك الوظيفي و أخلاقيات الوظيفة العامة و دستور الشرف الشرطي واللذان بدورهم  يضعان معايير أخلاقية، وقواعد ومبادئ أساسية لآداب الوظيفة  وقيم وثقافة مهنية عالية لدى موظفي الخدمة ويعززان الالتزام بهذه المعايير والقواعد والقيم.
الاستفادة من وسائل التغذية الراجعة لضمان تحقيق أهداف تجذير ثقافة التميز .

تطبيق معايير الجائزة عن طريق :

عمل مسح لجميع الخدمات التي تقدمها الإدارة وحصرها ضمن (9) خدمات مختلفة.

خدمة استقبال الشكاوى و مراقبة وضبط الأفعال التي تشكل انتهاكــاً للبيئة.
خدمة المرافقة الأمنية لموظفي الشركاء أثناء تأديتهم لواجباتهم
خدمة تنفيذ برامج التوعية البيئية (محاضرات ، حملات، رسائل وفلاشات إعلامية).
خدمة تنظيم وعقد دورات أصدقاء البيئة.
خدمة الكشف على الآليات والتأكد من مطابقتها للشروط البيئية (فحص عوادم )
خدمة قياس مستوى الضجيج.
خدمة تزويد الباحثين والطلاب وأية جهات رسمية بإحصائيات ومعلومات بيئية.
خدمة استقبال الشكاوى على تصرفات وسلوكيات العاملين في الادارة.
خدمة الاشتراك بتنفيذ الواجبات الأمنية غير البيئية .

توظيف الخطة الإستراتيجية للإدارة للأعوام (2014-2016)م المنبثقة من الخطة الاستراتيجية لمديرية الامن العام ووزارة البيئة لتلبي متطلبات معايير الجائزة .
وضع الخطط اللازمة لموائمة واقع العمل الفعلي مع معايير الجائزة ( إصدار بطاقات الوصف الوظيفي , خطة الاحلال الوظيفي , خطة ادارة المخاطر , الخ ....).
تنفيذ الخطط ضمن برنامج زمني محدد من قبل فرق عمل متخصصة .
المراجعة والتقييم المستمر .

متطلبات معايير الجائزة التي أهلت الإدارة للفوز بالجائزة:

لجان الفرق المشكلة لكل معيار (القيادة ونتائج المجتمع , الافراد ونتائج الافراد , العمليات ونتائج متلقي الخدمة , الشركاء والموارد , الاستراتيجية).
تحقيق متطلبات معايير الجائزة والأسئلة المتعلقة بها أولاً بأول بناء على كتيب الدورة السابعة (2014 – 2015) الصادر عن مركز الملك عبد الله للتميز من خلال تحديد مواعيد للاجتماعات لتلبية هذه المتطلبات .
وضع الترتيبات النهائية للإجابات عن الأسئلة قبل شهر من تاريخ تسليم التقرير.  
وضع الإجابات بأسلوب علمي منهجي ومدعوم بالوثائق والمستندات اللازمة وحسب تعليمات إدارة المركز وحسب نظام RADAR .
المراجعة النهائية وتسليم التقرير النهائي معزز بالوثائق المطلوبة لإدارة المركز عن طريق عقد اجتماع مع رؤساء وأعضاء المعايير وإبراز الملاحظات النهائية عليه ومن ثم ارسالها الى ادارة المركز.

 

 وبعد تسليم الإجابات والوثائق وزيارات المقيمين والمتسوق الخفي تم العمل على إدامة وتحديث الوثائق المطلوبة لكل معيار ومنها :

الخطة الإستراتيجية للأعوام (2014-2016)م وإستراتيجية إدارة المخاطر وإدارة المعرفة .
متابعة التغذية الراجعة الواردة من العاملين ومتلقي الخدمة لزيادة نسبة الانطباع العام من متلقي الخدمة و الشركاء و الموردين عن الإدارة .
إعادة هندسة الإجراءات وتبسيطها لتحسين مستوى الخدمة المقدمة لمتلقيها .
إجراء عمليات تقييم الأداء الفردي والمؤسسي .
متابعة توزيع وتحليل الاستبيانات الموزعة على متلقي الخدمة والعاملين والشركاء والموردين .
تطوير ورفع قدرات موقعنا الالكتروني على شبكة الانترنت والعمل على تقديم خدمات الكترونية واستطلاعات الرأي من خلاله.
متابعة تقارير المتسوق الخفي والقيام بإجراء أعمال التفقد الذاتي .
الانفتاح على الشركاء والتنسيق معهم .
المشاركة بالندوات وورش العمل وحلقات النقاش والمؤتمرات.
 متابعة بيئة العمل الداخلية وتطوير مرافق الإدارة.